Les factures papier coûtent cher aux entreprises. Ce montant est composé des frais de main-d’œuvre liés à la saisie, à la vérification, à l’enregistrement et au classement des factures fournisseurs reçues. En prime, des erreurs de frappe peuvent survenir et retarder davantage le processus. Et ainsi, nuire durablement à la relation avec le fournisseur. Et dans ces circonstances, il devient difficile, voire impossible, de planifier avec précision les mouvements de trésorerie.
Ainsi, la dématérialisation des factures s’impose comme solution à tous ces soucis. En effet, la facturation électronique, ou la dématérialisation des processus traditionnels d’émission de factures, gagne en popularité.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Et qu’offre l’adoption d’un logiciel de facturation en ligne ?
Qu’est-ce que la dématérialisation?
La fin ultime et principale de toute facture est sa collection. La facture est un document qui donne un crédit pour la vente d’un produit ou la prestation d’un service, de sa valeur, indiquant la dette du client et les conditions de paiement. Comme les entreprises facturent auparavant, leur rythme d’activité et leur croissance seront plus rapides. S’il y a de l’argent, tout fonctionne. S’il y a des retards, l’entreprise entre en crise et pourrait mourir.
En pratique, cependant, ces modèles sont très complexes dans leur gestion et excessivement pesants pour l’économie de l’entreprise.
L’universalisation des factures électroniques, ou la dématérialisation représente la parfaite solution à tous ces problèmes. En effet, la facture électronique est un document commercial en tout semblable à une facture conventionnelle. La seule différence est qu’il a été dématérialisé, c’est-à-dire qu’il n’existe qu’au format numérique et peut être envoyé au client par e-mail.
Elle a exactement la même validité qu’une facture papier, à condition qu’elle contienne les informations obligatoires et soit conforme aux exigences légales auxquelles toutes les factures sont soumises.
Mais attention, pour qu’une facture électronique soit valide, il ne suffit pas de sauvegarder le document au format PDF et de l’envoyer par email.
Les factures électroniques ont une signature numérique. Qui n’est rien de plus que l’identification de l’entité qui envoie ces documents électroniques. Ainsi qu’une garantie de la non falsification de leur contenu. Pour que cette signature soit valide, le logiciel de facturation en ligne utilisé doit avoir un certificat numérique émis par une entité accréditée à cet effet.
Dématérialisation: par où commencer?
La première étape consiste à choisir le logiciel de facturation en ligne. Il existe, sur le marché tunisien, plusieurs entreprises qui développent des systèmes et une facturation électronique. Votre choix doit être fait en fonction du niveau de facturation de l’entreprise et des besoins commerciaux.
De manière générale, les petites et moyennes entreprises bénéficient de solutions de facturation en ligne, gratuites, intuitives et qui ne nécessitent pas beaucoup de connaissances pour mener à bien des actions telles que l’émission de factures ou la gestion des coûts. Ces solutions ERP sont accessibles depuis un navigateur, sur tout appareil ayant accès à Internet. Elles permettent donc aux entrepreneurs de traiter leur facturation n’importe où.
D’autres solutions plus complexes sont plus adaptées aux entreprises ayant un niveau de revenus élevé ou une complexité opérationnelle élevée. Beaucoup de ces logiciels de facturation Tunisie proposent déjà des solutions complémentaires. Telles que la gestion des stocks, la prévision des résultats, les rapports de ventes et d’achats, entre autres.
Quelle que soit la solution ERP choisie, il est extrêmement important qu’elle soit certifiée et capable de préparer automatiquement la facture fournisseur. Lors du choix d’un logiciel de gestion Tunisie, assurez-vous qu’il répond aux besoins de votre projet et que vous disposez d’un bon service d’assistance technique.
La dématérialisation, une tendance bénéfique
Ce nouveau modèle de services de facturation électronique, ERP , commence à se multiplier. Une union de la finance et de la technologie qui permet aux entreprises de proposer des financements plus rapidement et plus efficacement.
Contre les modèles traditionnels qui nécessitait l’attribution de factures totales pour un client donné, l’anticipation de la facture fournisseur permet l’attribution en temps opportun d’une ou plusieurs factures. Seulement en cas de besoin et sans engagement. L’efficacité apportée par la technologie fait le reste, permettant d’attribuer les meilleurs coûts à l’opération.
Un logiciel de facturation en ligne a une connaissance précise de l’état de chaque facture fournisseur. Ce qui simplifie, presque automatise, la demande éventuelle de ce financement. En prime, cela élimine les procédures bureaucratiques et accélère le paiement. Outre ses avantages financiers, le nouveau service de gestion en ligne se distingue par son immédiateté. Puisque la réception de la commande, l’émission de la facture, la demande de financement et son encaissement s’effectuent en quelques heures seulement.
En effet, le processus est grandement simplifié avec la disponibilité de toutes les factures sur le logiciel de gestion en ligne. Dans tous les cas il faut communiquer les factures, attendre quelques jours pour l’étude et dans de nombreux cas se rendre chez le notaire pour formaliser un virement. Dans un contexte de facturation électronique, le système est virtuel et son service est 24h / 24 et 7j / 7. Ce qui vous permet de le gérer n’importe quel jour et à tout moment. Les factures, les données clients et fournisseurs sont déjà dans le système, ce qui rend le processus beaucoup plus agile.
Autres avantages de la dématérialisation
La mise en œuvre d’un logiciel de facturation en ligne comme modèle de facturation comporte de nombreux avantages pour les entreprises en plus de la réduction des coûts. Par conséquent, l’investissement dans la technologie qui nécessite l’incorporation d’un logiciel de facturation Tunisie est très rentable. En prime, les factures électroniques sont fiables, légales et servent de preuve à des fins fiscales et juridiques.
Découvrez comment la facturation électronique peut aider votre entreprise :
Réduction des coûts
La facturation électronique permet une optimisation significative des ressources. Les coûts liés à l’achat du logiciel de facturation sont rapidement payés et sont bien inférieurs à ceux des factures papier. De plus, les factures électroniques ne nécessitent pas de zone de stockage physique. De sorte que les entreprises réduisent les coûts d’espace, de location et d’électricité.
Efficacité accrue
La dématérialisation utilise des procédures automatisées et intelligentes. Ce qui permet d’obtenir de meilleurs résultats que les processus manuels. De plus, le temps consacré aux tâches administratives est réduit
Rationaliser la relation avec les clients:
Grâce à l’envoi électronique, l’expéditeur et le destinataire ont la garantie d’une bonne réception de la facture. En outre, le processus de facturation devient plus rapide et plus efficace. Ce qui augmente la probabilité de recevoir des paiements à temps.
Précision et des données plus rigoureuses
Le logiciel de facturation en ligne garantit l’exactitude du système et offre un excellent service. De cette manière, les erreurs humaines résultant de la gestion manuelle des factures sont complètement éliminées. En effet, l’automatisation du processus réduit la survenue d’erreurs et élimine la possibilité de perte de factures.
Réduction du temps
C’est un autre grand avantage de la facturation électronique. Comme dans d’autres domaines, la numérisation de documents réduit considérablement le temps. Dans le cas particulier des factures électroniques, les paiements sont accélérés et les délais de recouvrement sont réduits. Car l’expédition est quasi immédiate et les factures peuvent être suivies et contrôlées.
Accessibilité
Les documents numériques permettent un accès rapide et plus sécurisé que les documents papier. Lorsque vous disposez d’un logiciel de gestion Tunisie, les documents peuvent être consultés de partout et à tout moment.
Protection contre la fraude
La facture électronique offre un système très sécurisé qui réduit les risques de fraude ou de falsification de documents. De plus, le logiciel de facturation en ligne enregistre également les paiements et autres transactions monétaires et facilite le suivi de l’argent.
Outre la protection contre la fraude, la facture électronique présente d’autres avantages liés à la sécurité. En effet, elle garantit l’intégrité et l’authentification de l’expéditeur. De plus, le logiciel de facturation Tunisie compile les données de manière fiable.
En somme, la dématérialisation est le moyen de prouver les transactions économiques de manière beaucoup plus sûre, pratique et fiable. Elle remplit le même rôle que la facture traditionnelle et est juridiquement équivalente. Même si elle présente de nombreux autres avantages, ce qui en fait une ressource indispensable pour les entreprises.
C’est pourquoi la mise en place de logiciels de facturation en ligne continue de croître dans divers secteurs de l’économie tunisienne.
