Vous connaissez les notifications sur les réseaux sociaux, n’est-ce pas? Quand quelqu’un aime votre message ou qu’un nouvel ami vous ajoute à son réseau, vous recevez une notification, non? Ainsi, les notifications et les alertes du logiciel de facturation en ligne Bison fonctionnent de la même manière. Lorsque quelque chose de spécifique dans votre entreprise se produit, votre logiciel de gestion vous en informe.
L’idée est simple. Lors de l’identification des situations pertinentes dans le fonctionnement quotidien, le chef d’entreprise configure le logiciel de gestion. Ainsi, chaque fois que la même situation se produit, il en sera informé.
Pourquoi utiliser les notifications du logiciel de facturation?
Il y a trois raisons principales pour utiliser les notifications de votre logiciel de gestion: éviter les fraudes, identifier les pannes opérationnelles et surveiller l’opération.
En effet, de nombreuses fraudes ne peuvent être évitées. Mais elles peuvent être identifiées dès qu’elles se produisent. De la même manière sont les échecs opérationnels. Ainsi, la configuration de notifications pour signaler ces situations constitue un moyen intelligent d’améliorer les processus de votre boutique.
En plus des fraudes et des défaillances opérationnelles, les notifications de suivi permettent un suivi opérationnel par les managers. Car, une des missions du manager est de s’assurer que les processus définis sont suivis. Comme la journée est très chargée, il n’est pas possible de tout suivre en permanence. Par conséquent, lors de l’institutionnalisation d’un processus opérationnel en implémentant un logiciel de facturation comme Bison, vous créez un moyen simple et intelligent de surveiller les défaillances qui se produisent. Après tout, des exceptions se produisent et se produiront.
Quels sont les principaux formats de notification du logiciel de facturation en ligne?
Les notifications peuvent être envoyées de différentes manières. Listons les principaux contenus dans le logiciel de facturation en ligne de marché:
Message dans le système
Les notifications sont délivrées dans le système. Habituellement, il est nécessaire de les lire pour qu’elles disparaissent. L’avantage de ce format est la sécurité que l’utilisateur aura accès au message. Et, comme ils seront dans le système lui-même, il pourra rechercher plus d’informations par le biais de rapports et de requêtes.
E-mail à l’utilisateur
Un moyen largement utilisé consiste à envoyer des e-mails à l’utilisateur pour être averti. L’avantage de ce format disponible chez Bison est la rapidité et la mobilité. Car dès que l’utilisateur aura accès à l’email, il en sera informé. L’inconvénient est qu’il n’y a aucune garantie que l’utilisateur lira la notification.
Application mobile
Une solution récemment utilisée est celle des applications mobiles. Ce format a l’avantage d’être rapide et mobile, l’application se trouve sur le téléphone portable de l’utilisateur. De plus, dans ce cas, il est également possible de certifier que l’utilisateur lira la notification.
Outre les formats de diffusion, le gestionnaire du logiciel de facturation en ligne doit également être en mesure de définir quels utilisateurs ou clients seront avertis pour chaque type de notification. De la sorte, il sera possible de partager les notifications entre plusieurs utilisateurs. Et ainsi, de n’envoyer aux administrateurs que les notifications de situations plus graves et importantes.
Quelle est l’utilité des alertes dans un logiciel de facturation?
L’étendue du travail d’un comptable ne peut pas être notée dans une liste de tâches à accomplir car ses tâches sont récurrentes chaque mois. L’erreur est humaine. Le retard dans le suivi des paiements, les retards dans la génération et l’émission des factures, la création et l’émission des bons de commande représentent quelques-uns des domaines dans lesquels les comptables ont du mal à suivre quotidiennement. Affectant les flux de trésorerie de l’entreprise en raison de la fluctuation des créances et du suivi des dettes.
Sans oublier de mentionner le coût du temps qu’il consacre à la tâche servile mais essentielle d’envoi d’e-mails, de rappels et de suivi. Mais, si ces tâches étaient automatisées, votre comptable pourrait se concentrer davantage sur une fonction productive pour l’entreprise.
Avec un logiciel de facturation en ligne, vous pouvez désormais envoyer des alertes e-mail automatisées à vos clients, fournisseurs, agents et employés. Et ainsi, rester à jour grâce. En outre, le logiciel de facturation en ligne contribue à réduire les coûts car il est hautement évolutif et efficace. Puisque vous n’avez pas besoin de personnel supplémentaire pour le suivi des paiements, et il peut être automatisé par la configuration d’alertes SMS / Email.
De plus, avec la fonction d’alertes de transactions du logiciel de facturation en ligne, vous pouvez toujours rester informé des factures créées, du nombre de reçus saisis. En effet, le système, une fois mis à jour, informe immédiatement la personne responsable par des alertes de transaction. En conséquence, les alertes aident les propriétaires d’entreprise à connaître la situation actuelle de l’organisation sans sortir les rapports financiers. Car les ventes et achats de la journée sont notifiés via des alertes quotidiennes.
Automatiser les alertes dans un logiciel de facturation
L’automatisation de la surveillance des changements de données générés par un logiciel de facturation en ligne de qualité supprimera l’incohérence et la possibilité de négliger tout problème. En effet, les modifications de données importantes ou critiques peuvent être immédiatement reconnues, puis extraites pour informer la personne ou le service concerné par e-mail ou SMS. Avec une visibilité à 100% des informations critiques au bon fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez prendre des décisions beaucoup plus rapidement. Et ainsi, vous pouvez éviter des éventuelles crises.
Tout processus peut être configuré pour adhérer à des règles, événements ou déclencheurs prédéfinis, qui peuvent varier d’un service à l’autre.
La plateforme ERP Bison facilite grandement l’automatisation des alertes commerciales grâce à une intégration simple avec n’importe quel système d’entreprise. Par exemple, ce logiciel de facturation en ligne permet la création d’alertes par le responsable du secteur inventaire, afin d’être informé du moment où le niveau de stockage a atteint une limite minimale recommandée. Ainsi, avec ces données, vous pouvez demander au secteur des achats de passer une nouvelle commande auprès du fournisseur.
Les avantages de l’automatisation des alertes dans Bison
L’automatisation des alertes dans un logiciel de facturation en ligne comme Bison peut faire une différence considérable dans le fonctionnement d’une entreprise:
- Améliorer les performances de l’entreprise.
- Assurer une visibilité à 100% des informations critiques.
- Améliorer le service client.
- Réduire l’exposition aux risques financiers.
Configuration des alertes SMS / Email dans un logiciel de facturation en ligne:
Gestion des comptes clients:
Avec l’aide de Bison, suivez le montant des créances par facture. Et envoyez des alertes automatiques aux clients avant la date d’échéance.
Gestion des ventes et de la facturation:
Créez des factures rapidement et sans effort. Pas besoin de définir des rappels sur les calendriers. Bison vous fournit des alertes automatiques pour créer une facture s’il s’agit d’une transaction récurrente.
Gestion des stocks:
Suivez les commandes en attente et recevez des alertes par SMS / e-mail après l’avoir configuré avec Bison pour les stocks en dessous du niveau de réapprovisionnement et d’autres transactions liées à l’inventaire.
En somme, votre logiciel de facturation en ligne n’est aussi efficace que votre capacité à atteindre vos clients avec des informations opportunes et utiles. C’est pourquoi le logiciel doit disposer des notifications et des alertes comme la solution ERP Bison. En effet, les notifications et alertes de ce logiciel de facturation en ligne visent principalement à optimiser votre temps. En étant averti, vous pourrez prendre des décisions plus rapidement. L’utilisation d’outils de gestion en ligne comme Bison vous donnera plus de temps à consacrer à d’autres activités et améliorations.
Et pour que les notifications ou les alertes soient délivrées efficacement, il est très important que les informations soient correctement saisies dans le logiciel de facturation en ligne.
